Venyykö Microsoft Teams projektinhallintaan?
Ilkka Suvanto
Venyykö Microsoft Teams projektinhallintaan?
Microsoft Teams perusominaisuuksilla toimii jo aivan loistavasti projektityöskentelyyn; keskustelut, tiedostot ja OneNote -muistio. Muutamia tärkeitä asioita tulee kuitenkin pohtia. Tärkein liittyy kysymykseen, luodaanko jokaiselle projektille oma Teams -työtila vai pitäisikö projekti olla kanava jossain Teamsissä. Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta usein tämä ratkeaa tietoturvalla. Microsoft Teamsin käyttövaltuusmallin ymmärtäminen on tärkeää, jotta projektien tiedot pysyvät oikeiden henkilöiden näkyvissä. Muita ohjaavia tekijöitä on ollut Hanke tai Pää/aliprojekti -rakenteet, asiakasprojektit, tuotekehitys jne.
Viestintä
Microsoft Teamsin viestintäominaisuudet ovat kuin suunniteltu projektinhallintaan. Ai miksikö? Usein koulutuksissa käydään läpi, miten projektin viestintä siirretään sähköposteista Teamsin keskustelun. Suurimman muutoksen tämä tuntuu aiheuttavan projektipäällikön tavassa muuttaa viestintää avoimeen kaikille näkyvään tiedonjakamiseen. No se, että viestit kirjoitetaan Teamsiin, eikä lähetetä sähköpostilla mahdollistaa mielestäni kaksi tärkeää asiaa: läpinäkyvyyden ja pysyvyyden.
Läpinäkyvyydellä tarkoitan sitä, että kaikki näkevät viestit, vaikka juuri hän ei ole viestin kohdennettu vastaanottaja. Tämä vaatii, että koulutuksissa käydään läpi Teamsin viestintäominaisuudet, kuten @maininnat ja kanavien seuraamiset. Muussa tapauksessa projektiryhmän jäsenet voivat hukkua viestitulvaan, eikä enää osaa reagoida tärkeisiin viesteihin.
Toinen tärkeä asia oli pysyvyys. Olen vuosien varrella useassa toteutuksessa käynyt läpi projektin viestinnän tarpeita, ja esiin on noussut ongelmat projektipäällikön vaihtuessa. Projektipäällikkö sähköpostiviestejä lähettäessä valitsee ketkä ovat vastaanottajia. Viesti lähtee juuri heille, ei muille. Jos projektiin tulee uusia jäseniä, ei heillä ole mitään tietoa aikaisemmasta viestinnästä. Samoin jos projektipäällikkö vaihtuu, on uusi projektipäällikkö tilanteessa, jossa hänellä ei ole käytettävissä aikaisempia viestejä. Viestinnän siirtäminen Teamsin kanaviin, mahdollistaa pysyvyyden ja viestihistorian tarkastelun.
Tiedostot
Projektinaikaisten tiedostojen hallinta Microsoft Teamsin työkaluilla on vain niin kova juttu. Ai miksi? Muutamia tärkeitä asioita mainitakseni, jotka usein nousevat esille. Projektin tiedostot yhdessä paikassa kaikkien projektiryhmään kuuluvien näkyvillä. Myös ulkopuolisten. Työkalut Microsoft Office -tiedostojen muokkaamiseen eri laitteilla. Versiohistoria, yhtäaikainen muokkaus, offline ja paikallinen käyttö OneDrive for Business ominaisuuksilla jne. Vaikka Teams on ollut meillä käytössä jo useamman vuoden, on edelleen yllättävää, miten vähän tiedetään tiedostojen hallinnan ominaisuuksista. Koulutus tässäkin on yleensä se, joka avaa monen ymmärtämään mahdollisuudet, joita työkalut tuovat.
OneNote -muistio
Uudet Teams tiimit saavat automaattisesti OneNote -muistion käyttöönsä. Monet ovat sitä kokeilleet, mutta sanovat että eivät ihan käsitä mistä on kyse. En ihmettele, itselläni kävi samoin noin parikymmentä vuotta sitten. Nyt en luopuisi OneNote:sta enää millään. Siitä on tullut tärkein työkalu, mitä projektinhallintaan käytän, enkä ole yksin tämän ajatuksen kanssa. Muutamia tärkeitä ominaisuuksia mainitakseni; muistiot yhdessä paikassa, Outlook -integraatio, historiointi, muutosten seuranta, vapaa sisältöalue erilaisiin muistiinpanoihin, offline käyttö, mobiilikäyttö jne. Koulutuksessa kun käydään läpi OneNoten perusteita ja ideologiaa, on monet jo vuosia sitä käyttäneet todenneet, että nyt vasta ymmärtää tämän potentiaalin. Tämä on yksi niistä työkaluista, joka vaatii sen, että joku kertoo perusteet, jotta pääsee yli uuden työkalun oppimisen tuskasta.
Tehtävien hallinta
Tehtävien hallinta onkin sitten ensimmäinen asia, jossa tehdään valintoja. Mitä minä tarvitsen? Mikä riittää minulle, projektiryhmälle, ohjausryhmälle, PMO:lle jne. Tässä kohtaan tehdään yleensä valintoja otetaanko käyttöön Planner, Project for the Web, Project Online, Github Tasks, Azure Boards vai joku muu lukemattomista eri vaihtoehdoista. Tärkein kysymys mielestäni on: kenelle?
Ketä varten tehtäviä luodaan. Onko kyse projektiryhmän sisäisestä tehtäväjaosta; kuka tekee, mitä ja koska. Vai onko tarve pystytä suunnittelemaan projektilla aikataulu tehtävien kautta. Näkemään tehtävien väliset riippuvuudet ja esittämään miten projekti etenee. Onko projektin luonne sellainen, että tekeminen on Agile tyyppistä jne.
Tehtävien hallinnan työkalut vaihtelevat aina tarpeen mukaan. Jopa niin että samalla asiakkaalla on erityyppisissä projekteissa eri työkalut käytössä. Lähiaikoina valinta tulee helpottumaan, koska Planner ja Project for the Web yhdistyvät yhdeksi ja samaksi Planneriksi. Aikataulutusominaisuudet tulee kylläkin olemaan ns. Premium-tason lisenssin alaisia, joten ihan kaikille ne ei vieläkään ole tarjolla.
Erikoistarpeet
Useasti yllä mainitut työkalut ovat riittävät projektin aikaiseen työskentelyyn. Usein tulee kuitenkin esille tarpeita, jotka ovat joko yrityksen projektisalkunhallinnan vaatimuksia tai projektikohtaisia erikoistarpeita. Näitä ovat esimerkiksi projektin perustietojen, kuten projektinumeron, projektipäällikön, asiakaan, tuotteen jne. tietojen tallentaminen projektille. Tai sitten riskien-, resurssien-, muutosten- tai tilanneliikennevalojen hallinta.
Mikäli projektista tarvitsee tallentaa tietoja, joita halutaan hyödyntää esimerkiksi raportoinnissa, on ehdottomasti minun suositukseni Power Apps -sovellus. Ai miksi? Sen syvemmin menemättä Power Platfomin hienouksiin, se on osa Microsoft 365 -ympäristöä ja tarjoaa Low-Code -liiketoimintaratkaisujen toteutuksen ilman ohjelmointia. Tiedot pysyvät yrityksen omassa ympäristössä ja se integroituu täydellisesti osaksi Teams käyttöliittymään. Kannattaa katsoa esimerkkivideo meidän toteutuksestamme projektisalkunhallintaan.
Yhteenveto
Microsoft Teams toimii jo sellaisenaan loistavasti projektinhallinnan työkaluksi. Näiden mainittujen työkalujen lisäksi Teamsissä on käytettävissä useita erilaisia sovelluksia erityyppisiin tarpeisiin. Näistä mainittakoon Loop, Lists, Whiteboard, Shifts, Viva sovellukset kuten Goals jne.
Sinua saattaa kiinnostaa myös:
Fabric-osaaminen uran ja liiketoiminnan vipuvartena
Fabric-osaaminen on enemmän kuin uusi tekninen taito. Se muuttaa asiantuntijan roolia raporttien tuottajasta päätöksenteon kumppaniksi. Kun data ei enää elä siiloissa ja samasta asiasta saadaan aina sama vastaus, keskustelu voi siirtyä numeroista itse liiketoimintaan. Aarne Haanpää pohtii, miksi Microsoft Fabric toimii sekä uran että liiketoiminnan todellisena vipuvartena
Pölli parhailta – ensimmäinen asiakasprojekti maaliin
Hyvä projektinhallinta on ennen kaikkea hyvää viestintää.
Hyvä tekninen ratkaisu on sellainen, jonka käyttäminen tuntuu helpolta.
Hyvä konsultti ei kiirehdi, vaan etenee hallitusti, perustellen ja kuunnellen.
Palaute on arvokkainta silloin, kun se tulee aidosti tyytyväiseltä asiakkaalta.
Miksi parhaatkaan työkalut eivät takaa parasta johtamista?
Kun mittarit tuovat näkyviin ongelmia, ne eivät ainoastaan kerro tilanteesta. Ne haastavat identiteetin. Ne pakottavat muuttamaan toimintaa. Käyttäytymisen kannalta tämä on ratkaisevaa. Epävarmuus aktivoi heissä puolustusreaktion
Webinaari: 23.4. Työn modernisointi AI-aikakaudella
Monessa organisaatiossa dataa on enemmän kuin koskaan, mutta päätöksenteko on silti hidasta. Raportit kertovat menneestä, poikkeamiin reagoidaan liian myöhään ja kriittinen tieto elää useissa eri järjestelmissä.
Näkymistä päätöksiin, miksi data ei vielä ohjaa johtamista?
Power BI ‑raportit päivittyivät automaattisesti. Mittarit olivat oikein ja visualisoinnit selkeitä. Silti johtoryhmän keskustelu pysähtyi yhteen kysymykseen: mitä meidän pitäisi tehdä seuraavaksi?
Dataa oli enemmän kuin koskaan, mutta päätökset eivät seuranneet perässä. Vähitellen kävi ilmi, ettei ongelma ollut numeroissa tai työkaluissa, vaan siinä, että raportointi oli rakennettu näyttämään mennyttä, ei ohjaamaan tulevaa.
Datasta toimintaan. Miten moderni ekosysteemi lunastaa tekoälyn lupaukset?
Teknologia ei enää vain tue työtä, se ohjaa sitä. Kun Microsoft Fabric, Power Platform ja tekoäly yhdistyvät yhdeksi moderniksi ekosysteemiksi, syntyy alusta, joka muuttaa datan päätöksiksi, automaation kilpailueduksi ja jo maksetut lisenssit aidoksi liiketoiminta‑arvoksi.