Venyykö Microsoft Teams projektinhallintaan?
Olen tässä viimeaikoina projekteissa käynyt läpi miten Microsoft Teams -sovelluksia voidaan hyödyntää projektinhallinnassa. Olen jo lähes kaksikymmentä vuotta rakentanut asiakkaille projekti ja projektisalkunhallinnan työkaluja Microsoftin välineillä ja edelleen innostun, kun pääsen käyttöönottamaan ja kouluttamaan työvälineitä, jotka oikeasti helpottavat tekemistä. Keräsin tähän ajatuksia, joita käytän ratkaisujen suunnittelussa.
Microsoft Teams perusominaisuuksilla toimii jo aivan loistavasti projektityöskentelyyn; keskustelut, tiedostot ja OneNote -muistio. Muutamia tärkeitä asioita tulee kuitenkin pohtia. Tärkein liittyy kysymykseen, luodaanko jokaiselle projektille oma Teams -työtila vai pitäisikö projekti olla kanava jossain Teamsissä. Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta, mutta usein tämä ratkeaa tietoturvalla. Microsoft Teamsin käyttövaltuusmallin ymmärtäminen on tärkeää, jotta projektien tiedot pysyvät oikeiden henkilöiden näkyvissä. Muita ohjaavia tekijöitä on ollut Hanke tai Pää/aliprojekti -rakenteet, asiakasprojektit, tuotekehitys jne.
Viestintä
Microsoft Teamsin viestintäominaisuudet ovat kuin suunniteltu projektinhallintaan. Ai miksikö? Usein koulutuksissa käydään läpi, miten projektin viestintä siirretään sähköposteista Teamsin keskustelun. Suurimman muutoksen tämä tuntuu aiheuttavan projektipäällikön tavassa muuttaa viestintää avoimeen kaikille näkyvään tiedonjakamiseen. No se, että viestit kirjoitetaan Teamsiin, eikä lähetetä sähköpostilla mahdollistaa mielestäni kaksi tärkeää asiaa: läpinäkyvyyden ja pysyvyyden.
Läpinäkyvyydellä tarkoitan sitä, että kaikki näkevät viestit, vaikka juuri hän ei ole viestin kohdennettu vastaanottaja. Tämä vaatii, että koulutuksissa käydään läpi Teamsin viestintäominaisuudet, kuten @maininnat ja kanavien seuraamiset. Muussa tapauksessa projektiryhmän jäsenet voivat hukkua viestitulvaan, eikä enää osaa reagoida tärkeisiin viesteihin.
Toinen tärkeä asia oli pysyvyys. Olen vuosien varrella useassa toteutuksessa käynyt läpi projektin viestinnän tarpeita, ja esiin on noussut ongelmat projektipäällikön vaihtuessa. Projektipäällikkö sähköpostiviestejä lähettäessä valitsee ketkä ovat vastaanottajia. Viesti lähtee juuri heille, ei muille. Jos projektiin tulee uusia jäseniä, ei heillä ole mitään tietoa aikaisemmasta viestinnästä. Samoin jos projektipäällikkö vaihtuu, on uusi projektipäällikkö tilanteessa, jossa hänellä ei ole käytettävissä aikaisempia viestejä. Viestinnän siirtäminen Teamsin kanaviin, mahdollistaa pysyvyyden ja viestihistorian tarkastelun.
Tiedostot
Projektinaikaisten tiedostojen hallinta Microsoft Teamsin työkaluilla on vain niin kova juttu. Ai miksi? Muutamia tärkeitä asioita mainitakseni, jotka usein nousevat esille. Projektin tiedostot yhdessä paikassa kaikkien projektiryhmään kuuluvien näkyvillä. Myös ulkopuolisten. Työkalut Microsoft Office -tiedostojen muokkaamiseen eri laitteilla. Versiohistoria, yhtäaikainen muokkaus, offline ja paikallinen käyttö OneDrive for Business ominaisuuksilla jne. Vaikka Teams on ollut meillä käytössä jo useamman vuoden, on edelleen yllättävää, miten vähän tiedetään tiedostojen hallinnan ominaisuuksista. Koulutus tässäkin on yleensä se, joka avaa monen ymmärtämään mahdollisuudet, joita työkalut tuovat.
OneNote -muistio
Uudet Teams tiimit saavat automaattisesti OneNote -muistion käyttöönsä. Monet ovat sitä kokeilleet, mutta sanovat että eivät ihan käsitä mistä on kyse. En ihmettele, itselläni kävi samoin noin parikymmentä vuotta sitten. Nyt en luopuisi OneNote:sta enää millään. Siitä on tullut tärkein työkalu, mitä projektinhallintaan käytän, enkä ole yksin tämän ajatuksen kanssa. Muutamia tärkeitä ominaisuuksia mainitakseni; muistiot yhdessä paikassa, Outlook -integraatio, historiointi, muutosten seuranta, vapaa sisältöalue erilaisiin muistiinpanoihin, offline käyttö, mobiilikäyttö jne. Koulutuksessa kun käydään läpi OneNoten perusteita ja ideologiaa, on monet jo vuosia sitä käyttäneet todenneet, että nyt vasta ymmärtää tämän potentiaalin. Tämä on yksi niistä työkaluista, joka vaatii sen, että joku kertoo perusteet, jotta pääsee yli uuden työkalun oppimisen tuskasta.
Tehtävien hallinta
Tehtävien hallinta onkin sitten ensimmäinen asia, jossa tehdään valintoja. Mitä minä tarvitsen? Mikä riittää minulle, projektiryhmälle, ohjausryhmälle, PMO:lle jne. Tässä kohtaan tehdään yleensä valintoja otetaanko käyttöön Planner, Project for the Web, Project Online, Github Tasks, Azure Boards vai joku muu lukemattomista eri vaihtoehdoista. Tärkein kysymys mielestäni on: kenelle?
Ketä varten tehtäviä luodaan. Onko kyse projektiryhmän sisäisestä tehtäväjaosta; kuka tekee, mitä ja koska. Vai onko tarve pystytä suunnittelemaan projektilla aikataulu tehtävien kautta. Näkemään tehtävien väliset riippuvuudet ja esittämään miten projekti etenee. Onko projektin luonne sellainen, että tekeminen on Agile tyyppistä jne.
Tehtävien hallinnan työkalut vaihtelevat aina tarpeen mukaan. Jopa niin että samalla asiakkaalla on erityyppisissä projekteissa eri työkalut käytössä. Lähiaikoina valinta tulee helpottumaan, koska Planner ja Project for the Web yhdistyvät yhdeksi ja samaksi Planneriksi. Aikataulutusominaisuudet tulee kylläkin olemaan ns. Premium-tason lisenssin alaisia, joten ihan kaikille ne ei vieläkään ole tarjolla.
Erikoistarpeet
Useasti yllä mainitut työkalut ovat riittävät projektin aikaiseen työskentelyyn. Usein tulee kuitenkin esille tarpeita, jotka ovat joko yrityksen projektisalkunhallinnan vaatimuksia tai projektikohtaisia erikoistarpeita. Näitä ovat esimerkiksi projektin perustietojen, kuten projektinumeron, projektipäällikön, asiakaan, tuotteen jne. tietojen tallentaminen projektille. Tai sitten riskien-, resurssien-, muutosten- tai tilanneliikennevalojen hallinta.
Mikäli projektista tarvitsee tallentaa tietoja, joita halutaan hyödyntää esimerkiksi raportoinnissa, on ehdottomasti minun suositukseni Power Apps -sovellus. Ai miksi? Sen syvemmin menemättä Power Platfomin hienouksiin, se on osa Microsoft 365 -ympäristöä ja tarjoaa Low-Code -liiketoimintaratkaisujen toteutuksen ilman ohjelmointia. Tiedot pysyvät yrityksen omassa ympäristössä ja se integroituu täydellisesti osaksi Teams käyttöliittymään. Kannattaa katsoa esimerkkivideo meidän toteutuksestamme projektisalkunhallintaan.
Yhteenveto
Microsoft Teams toimii jo sellaisenaan loistavasti projektinhallinnan työkaluksi. Näiden mainittujen työkalujen lisäksi Teamsissä on käytettävissä useita erilaisia sovelluksia erityyppisiin tarpeisiin. Näistä mainittakoon Loop, Lists, Whiteboard, Shifts, Viva sovellukset kuten Goals jne.
Onnistuneen käyttöönoton edellytykset ovat oman projektitoiminnan tarpeiden ymmärtäminen ja työkalujen suunnittelu sekä käyttöönotto juuri omaan tarpeeseen. Valmiiden mallipohjien luominen, jotta tapa toimia on yhtenäistä. Ja ne koulutukset!
