Oman työn hallinta ja uudistuva Microsoft Planner tämän tukena

Microsoft ilmoitti uudistavansa Plannerin ja ajattelin nostaa tähän muutamia ajatuksiani liittyen oman työni hallintaan. Nykyisinhän Teamsissä on sovellus nimeltä Tasks by Planner and To Do, johon nousee mm. Planner -tehtävät, liputetut sähköpostit, Microsoft To Do:ssa olevat tehtävät ja Loopissa osoitetut tehtävät. Moni tekeminen jää kuitenkin tämän ulkopuolelle ja henkilöllä ei ole selkeää kuvaa mitä tehtäviä hänelle on asetettu, saati milloin niiden pitäisi olla valmiita.

Uusi Planner lupaa tuoda tähän selvyyttä tuomalla henkilölle osoitettuja tehtäviä eri M365 -palveluista keskitettyyn näkymään. Microsoft tarjoaa useita eri palveluita, joissa henkilöille voi asettaa tehtäviä, mutta nämä jäävät usein vain kyseisen sovelluksen piiriin ja tehtävien näkyvyys hajautuu rajusti. Mielestäni on hyvä, että Microsoft pyrkii yhdistämään tehtävät yhteen paikkaan, jotta niiden hallinta helpottuu.

Oman työn näkökulmasta tämä muutos on hyvä asia. Työni on ollut pitkään jo hyvin itseohjautuvaa ja olen pyrkinyt muokkaamaan oman ajan käyttämistä järkevämmäksi vuosien aikana. Tekemäni muutos voi kuulostaa hyvin yksinkertaiselta, mutta huomaan keskusteluissa ihmisten kanssa, että sen toteuttaminen onkin vaikeampaa.

Aiemmin suunnittelin kalenterini täyteen työviikon ajaksi eli kaikki se aika, jota ei käytetty palaverointiin tai liikkumiseen, oli täynnä tekemistä. Ja tekeminen oli kovin tehokkaaksi suunniteltua eli pienikin poikkeama tai ylläri päivään sotki koko aikataulun tai pidensi työpäivää. Kalenterin täyttämisen lisäksi sähköpostini toimi todo -listana eli pidin sähköposteja, jotka vaativat minulta tekemistä, lukemattomina ja näitä olikin sitten paljon. Lisäksi kyttäsin sähköpostejani vähän väliä. Muutama vuosi sitten aloin kiinnittämään tähän huomiota ja tein seuraavat muutokset:

• Katson sähköpostini joitakin kertoja päivässä enkä pyri reagoimaan jokaiseen asiaan heti. Kun luen sähköpostini, katson mihin voin vastata saman tien ja mitkä asiat vaativat minulta aikaa. Varaan sopivan ajan kalenterista ja kommunikoin asiakkaalle milloin pyrin asian hoitamaan. Sen lisäksi vien Outlookissa tehtäviksi sellaiset asiat, jotka eivät ole aikataulukriittisiä ja mitkä voi hoitaa, kun aikaa vapautuu. Postilaatikossani on näin ollen hyvin vähän lukemattomia sähköposteja.
• Tehdessäni työvarauksen kalenteriin mietin kuinka paljon työ vaatii aikaa, mutta varaan aina hieman enemmän. Miksi? Koska tämä antaa kalenteriin huokoisuutta ja mahdollisuuden sille, että jokin asia sotkee suunnitelmaani tai suunniteltu työ tarvitseekin enemmän aikaa. Mikäli se mitä teenkin valmistuu nopeammin, nappaan tehtäväksi jonkin Outlookista asettamani asian Plannerin tehtävälistaltani.
• Vakaa pyrkimykseni on, että päivät eivät ole täynnä vain palavereita, sillä konsultatiivisessa roolissani olen usein vetovastuussa palaverin sisältöön liittyen tai pyrin löytämään asiakkaalle ratkaisun heidän kohtaamaan haasteeseen. Tämä on varsin kuormittavaa, joten vastapainona tälle toimii hyvin asioiden tekeminen itsenäisesti.

Nämä muutokset tosiaan kuulostavat hyvin triviaaleilta ja ehkä hupsuiltakin, mutta hyöty on ollut todella suuri. Muutos on ollut iso verraten aiempaa lähes päätöntä höntyilyä muistuttavasti reagoivasta tekemisestä hallittuun tekemiseen. Tällä on ollut suuri vaikutus omaan keskittymiseen sekä oloon. Stressitasot ovat laskeneet selkeästi ja kyky sietää ongelmia tai vastoinkäymisiä on huomattavasti parempi. Lisäksi työpäivien pituus on pysynyt todella järkevissä puitteissa verrattuna aiempaan. Koen myös itse tuottavani asioita laadukkaammin työssäni.

Miten tämä kaikki sitten liittyy uuteen Planneriin ja sen ominaisuuksiin? Tulen näkemään Plannerista kaikki tehtävät, jotka minulle on annettu erilaisissa projekteissa, tapahtumien järjestämisessä tai markkinoinnissa, joten voin järjestää oman työaikani paremmin. Näin vältän yllättäviä tilanteita tai tarvetta venyttää työpäivääni. Tämä auttaa minua tekemään työni laadukkaasti ja tehokkaasti. Mainittakoon kuitenkin, että tämä(kään) malli ei ole 100% eikä poista muutosten mahdollisuutta kuten lapsen sairastumista ja päivien uusiksi menemistä täysin.