Projektisalkunhallinta Project Advisor
Mikko Salo
Projektisalkunhallinta – Project Advisor
Yksinkertaisuutta, näkyvyyttä ja ohjattua tekemistä – Project Advisorin visio
Sen taustalla on selkeä visio: tarjota yksinkertainen, Microsoftin pilveen pohjautuva työkalu, joka hyödyntää olemassa olevia lisenssejä ja teknologioita – ilman ylimääräisiä ja monimutkaisia toiminnallisuuksia.
Project Advisor on North Advisorsin kehittämä ratkaisu, joka tuo projektisalkunhallinnan osaksi Microsoft Teamsin arkea.
Markkinoilla olevat projektinhallintaratkaisut ovat usein raskaita ja ylisuunniteltuja. Project Advisor syntyi tarpeesta luoda käyttäjäystävällinen ja mukautuva vaihtoehto, joka toimii siellä missä käyttäjät jo ovat, eli Teamsissa.
Microsoftin pilviteknologiat – tutut työkalut, uusi voima
Project Advisor -ratkaisun yksi suurimmista eduista on se, että se hyödyntää Microsoftin ekosysteemiä täysimääräisesti – se tuo projektipäällikölle ja tiimille kaikki tarvittavat työkalut suoraan Teamsin sisälle – sinne, missä arjen työ jo muutenkin tapahtuu.
Project Advisor rikastaa Teamsin perustoimintoja tuomalla mukaan projektin hallintaan liittyvät näkymät ja työkalut.
Project Advisor hyödyntää Microsoftin pilvialustan vahvuuksia, yhdistäen Teamsin, Power Platformin, Power BI:n ja Dataversen yhdeksi saumattomaksi kokonaisuudeksi. Käyttäjät työskentelevät tutussa Teams-ympäristössä, mikä tekee uuden työkalun omaksumisesta helppoa ja mahdollistaa olemassa olevien lisenssien tehokkaan hyödyntämisen.
Power Platformin roolit ratkaisussa ovat selkeät:
- Power Apps tarjoaa käyttöliittymän, joka mukautuu projektin vaiheisiin ja käyttäjän rooliin.
- Power Automate huolehtii taustaprosesseista, kuten ilmoituksista, hyväksyntäketjuista ja tiedon synkronoinnista.
- Power BI tuo näkyvyyden projektien tilaan ja koko salkun tasolle, mahdollistaen ajantasaisen raportoinnin ja päätöksenteon tuen.
Tämän arkkitehtuurin ansiosta Project Advisor voi hyödyntää myös tekoälyä ja Microsoft Fabricia, jolloin dataa voidaan yhdistää ja hyödyntää eri lähteistä ilman erillisiä siirtoja – kaikki pysyy hallitusti Microsoftin ekosysteemissä.
Tiimi puolestaan saa:
- Yhteisen näkymän tehtäviin Plannerin kautta
- Keskustelut ja tiedostot kanavakohtaisesti
- Mahdollisuuden kommentoida ja seurata projektin etenemistä
Projektipäällikön ja tiimin työkalut – kaikki yhdessä paikassa
Project Advisor tuo projektipäällikölle ja tiimille kaikki tarvittavat työkalut suoraan Teamsiin. Keskustelut, tiedostot, tehtävät, riskit, budjetit ja muut projektin metatiedot löytyvät yhdestä näkymästä.
Kun projekti perustetaan, järjestelmä luo automaattisesti tarvittavat kanavat, välilehdet ja mallipohjat – esimerkiksi riskienhallintaan, kustannusten seurantaan tai muutosten hallintaan.
Prosessiohjaus ja vaiheittainen eteneminen
Project Advisorin käyttöliittymä ohjaa projektipäällikköä vaiheittain projektin prosessin mukaisesti. Käyttäjä näkee vain kulloinkin tarvittavat kentät ja toiminnot – ylimääräinen häly ja virheiden mahdollisuus vähenevät.
Ratkaisu mukautuu:
- Projektityypin mukaan (esim. IT, HR, tuotekehitys)
- Organisaation rakenteen mukaan (esim. tiimit, osastot, salkut)
- Käyttäjän roolin mukaan (esim. projektipäällikkö, tiimin jäsen, johto)
Projektityyppikohtainen konfigurointi ja joustavuus
Jokaiselle projektityypille voidaan määritellä omat Teams-rakenteet, kanavat ja välilehdet. Ratkaisu mukautuu myös siihen, että eri yksiköillä voi olla erilaiset tarpeet ja tietoturvavaatimukset.
Kaikki tämä tapahtuu yhden käyttöliittymän sisällä. Tämä vähentää siirtymistä eri järjestelmien välillä ja parantaa yhteistyön sujuvuutta.
Projektisalkunhallinta – näkyvyyttä ja päätöksenteon tukea
Project Advisor ei rajoitu yksittäisiin projekteihin. Se tarjoaa salkkunäkymät, joissa johto ja PMO voivat tarkastella:
- Projektien perustietoja, omistajia ja tilaa
- Prosessien etenemistä ja vaiheita
- Projektien välisiä riippuvuuksia
- Kustannuksia, resursseja, riskejä ja paljon muuta
Salkkunäkymät voidaan konfiguroida eri käyttäjäryhmille, jolloin esimerkiksi HR näkee omat projektinsa, IT omansa, ja johto koko organisaation tilanteen. Tämä mahdollistaa strategisen johtamisen tiedolla.
Raportointi – tilannekuva ilman manuaalista työtä
Power BI -raportit tuodaan suoraan Teamsiin, jolloin projektipäällikkö näkee ajantasaisen tilannekuvan omasta projektistaan – ilman manuaalista raportointia. Raportit päivittyvät automaattisesti ja voidaan räätälöidä eri rooleille.
Johto saa:
- Salkkutason raportit
- Projektien tilat ja riskit
- Mahdollisuuden porautua yksittäisiin projekteihin
PMO saa:
- Prosessiseurannan
- Projektien vertailun
- Näkyvyyden resursointiin ja kustannuksiin
Project Advisor -ratkaisu kasvaa organisaation kypsyystason mukana. Ilman, että käyttäjiä kuormitetaan liialla kerralla.
Mukautuvuus – ei valmis tuote, vaan kehittyvä ratkaisu
Project Advisor -ratkaisu ei ole valmis tuote, vaan konfiguroitava alusta, joka kehittyy asiakkaan mukana. Käyttöönotossa käydään läpi organisaation toimintamallit ja rakennetaan ratkaisu, joka tukee niitä.
Ominaisuuksia voidaan ottaa käyttöön vaiheittain:
- Aloitetaan kevyellä mallilla
- Laajennetaan salkunhallintaan, kustannusseurantaan tai myyntiprosessiin
- Hyödynnetään tekoälyä ja Microsoft Fabricia datan yhdistämiseen
Asiakaskohtaiset toteutukset – esimerkkejä käytännöstä
Olemme toteuttaneet useita asiakaskohtaisia ratkaisuja, jotka osoittavat Project Advisorin joustavuuden ja muokattavuuden erilaisiin projektinhallinnan tarpeisiin.
- Projektien väliset riippuvuudet
Joillekin asiakkaille on rakennettu ominaisuus, jossa projektien väliset riippuvuudet voidaan määritellä. Kun muutoksia tehdään, niistä lähtee automaattinen ilmoitus niille projektipäälliköille, joiden projekteihin muutos vaikuttaa. - Kustannushallinta
Eräälle asiakkaalle toteutettiin tarkka kustannushallinnan työkalu, jossa projektipäällikkö voi budjetoida ja ennustaa kustannuksia kuukausitasolla. Toteutuneet kustannukset tuodaan järjestelmään esimerkiksi laskutusjärjestelmästä, jolloin budjetin seuranta ja poikkeamien tunnistaminen helpottuvat. - Myyntiprosessin tuki
Tarjouksen laskentaominaisuus mahdollistaa työmäärien ja kustannusten arvioinnin jo ennen projektin käynnistämistä. Tarjouksen laskenta ja siirto projektisuunnitelmaan projektin käynnistyessä. - Salkun näkyvyyden hallinta
Ratkaisu voidaan konfiguroida niin, että projektipäällikkö näkee vain oman salkkunsa projektit. Toisaalta avoimuutta voidaan lisätä niin, että kaikki näkevät toistensa projektit, riippuen organisaation toimintamallista ja tietoturvavaatimuksista.
Yhteenveto – moderni projektisalkunhallinta Microsoftin ekosysteemissä
Project Advisor tuo projektisalkunhallinnan osaksi Teamsin arkea – ilman raskaita järjestelmiä tai erillisiä lisenssejä. Se yhdistää ohjatun tekemisen, läpinäkyvän tiedonhallinnan ja tehokkaan raportoinnin yhdeksi kokonaisuudeksi, joka mukautuu organisaation tarpeisiin.
- Project Advisor -ratkaisun suurin etu on sen selkeys. Se ei yritä ratkaista kaikkea, vaan keskittyy olennaiseen: projektien hallintaan, näkyvyyteen ja ohjattuun etenemiseen. Käyttäjät saavat työkalun, joka tukee heidän arkeaan.
- Käyttäjät toimivat tutussa ympäristössä – Teamsissa – ja hyödyntävät olemassa olevia lisenssejä. Tämä vähentää koulutustarvetta ja nopeuttaa käyttöönottoa. Power Platformin päälle rakennettu arkkitehtuuri mahdollistaa skaalautuvuuden ja jatkokehityksen.
- Käyttöliittymä tukee prosessien noudattamista ja vähentää virheitä. Käyttäjä näkee vain sen, mitä kulloinkin tarvitsee – mikä tekee työskentelystä sujuvaa ja tehokasta.
- Kaikki projektin hallintaan tarvittavat työkalut löytyvät yhdestä paikasta – Teamsista. Tämä parantaa yhteistyötä, vähentää tiedon hajautumista ja tukee läpinäkyvyyttä.
- Johto ja PMO saavat ajantasaisen näkymän projektien tilanteeseen. Salkkunäkymät tukevat strategista päätöksentekoa ja resurssien kohdentamista.
- Power BI -raportit päivittyvät automaattisesti, mikä säästää aikaa ja vähentää virheitä. Raportit voidaan räätälöidä eri rooleille, mikä tukee päätöksentekoa kaikilla tasoilla.
- Ratkaisu kasvaa organisaation mukana. Käyttöönotto voidaan tehdä vaiheittain, jolloin käyttäjät eivät kuormitu liikaa. Konfigurointi mahdollistaa prosessien tukemisen tarkasti.
- Esimerkit osoittavat, että Project Advisor mukautuu monenlaisiin tarpeisiin – olipa kyse kustannushallinnasta, myynnin tukemisesta tai projektien välisistä riippuvuuksista. Tämä tekee ratkaisusta aidosti monikäyttöisen.
Sinua saattaa kiinnostaa myös:
Webinaari: Ennakoiva energia-liiketoiminta
Työn modernisointi AI-aikakaudella: Data, sää ja AI samassa kokonaisuudessa
Yhdistä data, sää ja operatiivinen tekeminen samaan näkymään. Tee päätökset ajantasaisen tilannekuvan pohjalta ilman raskaita hankkeita.
Energia-ala elää jatkuvassa muutoksessa. Hinnat vaihtelevat, sää ohjaa kysyntää ja tuotantoa, verkko kuormittuu eri tavoin eri hetkinä. Päätökset pitää tehdä nopeasti ja oikeaan tietoon perustuen.
Tässä webinaarissa kerromme, miten rakennat käytännössä toimivan kokonaisuuden.
Raporteista agentteihin: Neljän kuukauden Fabric-matkani
Asiakasprojektit, webinaarin suunnittelu ja demon rakentaminen sekä sparraussessiot webinaarin osallistujien kanssa ovat kirkastaneet yhden asian. Microsoft Fabric ei ole irrallinen tekninen askel, vaan looginen jatkumo sille, mitä moni on tehnyt Power BI:n kanssa jo pitkään.
Mitä Microsoftin sertifikaatit merkitsevät?
Yritysten digitaalinen ympäristö rakentuu yhä enemmän Microsoftin ekosysteemin päälle. Azure-pilvipalvelut, Microsoft 365 -tuottavuustyökalut, Dynamics 365 -liiketoimintaratkaisut ja Teams-yhteistyöalustat ovat arkipäivää sadoille tuhansille organisaatioille ympäri maailmaa. Tässä ympäristössä Microsoftin sertifikaateilla on konkreettinen merkitys niin yksilölle kuin yritykselle.
Fabric-osaaminen uran ja liiketoiminnan vipuvartena
Fabric-osaaminen on enemmän kuin uusi tekninen taito. Se muuttaa asiantuntijan roolia raporttien tuottajasta päätöksenteon kumppaniksi. Kun data ei enää elä siiloissa ja samasta asiasta saadaan aina sama vastaus, keskustelu voi siirtyä numeroista itse liiketoimintaan. Aarne Haanpää pohtii, miksi Microsoft Fabric toimii sekä uran että liiketoiminnan todellisena vipuvartena
Pölli parhailta – ensimmäinen asiakasprojekti maaliin
Hyvä projektinhallinta on ennen kaikkea hyvää viestintää.
Hyvä tekninen ratkaisu on sellainen, jonka käyttäminen tuntuu helpolta.
Hyvä konsultti ei kiirehdi, vaan etenee hallitusti, perustellen ja kuunnellen.
Palaute on arvokkainta silloin, kun se tulee aidosti tyytyväiseltä asiakkaalta.
Miksi parhaatkaan työkalut eivät takaa parasta johtamista?
Kun mittarit tuovat näkyviin ongelmia, ne eivät ainoastaan kerro tilanteesta. Ne haastavat identiteetin. Ne pakottavat muuttamaan toimintaa. Käyttäytymisen kannalta tämä on ratkaisevaa. Epävarmuus aktivoi heissä puolustusreaktion